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13 funciones para hacer un mejor uso de Gmail

Gmail es uno de los servicios de correo electrónico más populares y contiene muchas características que probablemente no estamos usando todavía. En este artículo, enumeraremos 13 consejos que puedes usar cuando necesites enviar el siguiente correo electrónico.

Gmail fue lanzado por Google hace unos 11 años y a lo largo de los años, el servicio ha evolucionado considerablemente, añadiendo funcionalidad y un mejor diseño. Aunque se han añadido nuevas características todo el tiempo, Gmail ha mantenido su simplicidad a lo largo de los años, y es también por esta razón que es uno de los servicios de correo electrónico más utilizados en el mundo.

De todos modos, una cosa que muchos usuarios no saben de Gmail es que todas estas características no se utilizan, y muchos usuarios podrían beneficiarse de ellas para mejorar su productividad en el trabajo y en casa.

A continuación, 13 consejos para sacar el máximo provecho de Gmail.

1. Desenviar el último correo electrónico

Si enviaste accidentalmente un correo electrónico antes de completarlo, hay una función en Gmail que, si está habilitada, te permite desbloquearlo dentro de un determinado período de tiempo.

Esta característica predeterminada nos permite desviar un correo electrónico dentro de los 30 segundos de haberlo enviado, y puede ser útil si olvidas adjuntar un archivo o insertar alguna información en el correo electrónico. Para activar el unsend proceda de la siguiente manera:

  • Accede a tu cuenta de Gmail desde tu PC a través del navegador.
  • Haz clic en el botón con forma de engranaje de la derecha y luego selecciona Configuración.
  • Haz clic en Labs.
  • En Laboratorios disponibles, marque Habilitar en Cancelar envío.

En este momento cada vez que envíe un correo electrónico tendrá 30 segundos para cancelarlo.

2. Agregar varias cuentas en iPhone

Si tienes varias cuentas de Gmail y quieres acceder a cada una de ellas en iPhone, hay dos maneras muy simples de hacerlo.

El primer método es añadir sus cuentas de Google en su configuración de iOS en Mail, Contacts, Calendars -> Add Account y administrar sus correos electrónicos a través de la aplicación nativa de Apple Mail.

Ambas soluciones tienen sus pros y sus contras y depende de ti decidir cuál es la mejor solución.

3. Evitar que Gmail agregue eventos a Google Calendar

Hace un mes, Google incluyó la posibilidad de agregar automáticamente eventos que los algoritmos de Google interceptan en nuestros correos electrónicos en Google Calendar. Si no estás interesado en esta función, puedes deshabilitarla de forma muy sencilla. Esencialmente, esta función escanea todos nuestros correos electrónicos y crea automáticamente un nuevo evento basado en los correos electrónicos recibidos incluyendo la fecha, hora, etc. del evento. Esto significa que cuando recibes, por ejemplo, una confirmación de la compra de tu entrada para un concierto u otra cosa, Gmail y Google Calendar añaden automáticamente el evento a tu calendario.

  • Busca Eventos en Gmail y elimina la marca de verificación de Añadir automáticamente.
  • 4. Responder y archivar los correos electrónicos en un solo clic

    Si usted está acostumbrado a archivar los correos electrónicos recibidos después de leerlos y responderlos, entonces hay una característica muy interesante que podría ser útil para usted.

    Cuando responde a un correo electrónico, Gmail le permite habilitar un botón que, al ser presionado, responde al correo electrónico y luego lo archiva automáticamente. En la práctica, realiza dos pasos con un solo clic. La función no está habilitada de forma predeterminada, pero es muy sencillo activarla.

    • Después de acceder a Gmail desde el navegador, ve a la configuración.
    • En la pestaña General, busca el elemento Enviar y archivar y habilita el botón Mostrar «Enviar y archivar» en la respuesta.
    • Desplácese hacia abajo y guarde los cambios.

    5. Configurar respuestas predeterminadas

    Las respuestas predeterminadas son respuestas preestablecidas que puede guardar y enviar en algunos correos electrónicos regulares que recibe. Por ejemplo, si recibes muchos correos electrónicos haciendo la misma pregunta, puedes configurar una respuesta predeterminada que se enviará automáticamente, de modo que ahorras un tiempo valioso.

  • Desplaza la lista hacia abajo hasta Respuestas predeterminadas y activa la función.
  • En este punto, cada vez que envíes un correo electrónico puedes crear un nuevo correo electrónico predeterminado haciendo clic en la flecha junto al botón de la papelera de reciclaje y seleccionando Respuestas predeterminadas -> Nueva respuesta predeterminada.

    6. Habilitar el modo vacaciones

    Si estás de vacaciones y no puedes o no quieres acceder a tu cuenta de Gmail, puedes habilitar una respuesta automática que se enviará a todas las personas que te escriban.

    • Para habilitarlo, ve a tu configuración de Gmail y, en la pestaña General, busca el elemento Respuesta automática.
    • En este punto puedes establecer el periodo de tiempo que deseas que se envíe el correo electrónico predeterminado, añadir un asunto y el contenido del correo electrónico y luego tienes que guardar los cambios para activar la función.

    7. Responder vs. Responder a todos

    Cuando respondes a un correo electrónico, tienes la opción de responder sólo a la persona que te envió el correo electrónico o responder a todas las personas que recibieron el correo electrónico.

    En Gmail puedes hacer una de estas dos opciones de forma predeterminada para todas las veces que respondas a un correo electrónico.

    • Accede a la configuración de Gmail.
    • En la pestaña General, busca el comportamiento predeterminado de la respuesta. Selecciona Responder o Responder a todos según tus preferencias y guarda los cambios.

    8. Separe los correos electrónicos no leídos del resto de los correos electrónicos

    Si desea organizar mejor su bandeja de entrada, puede decidir separar los correos electrónicos ya leídos y los leídos.

    • A través de la configuración de Gmail, ve a la pestaña «Recibidos».
    • En estilo «Recibidos» seleccione «Correos electrónicos para leer» en la parte superior.

    9. Vincular otra cuenta de correo electrónico

    Si tienes varias cuentas de Gmail que deseas fusionar en una sola, puedes utilizar tu cuenta principal de Gmail para obtener todos los correos electrónicos nuevos de otras cuentas de Gmail, así como enviar correos electrónicos de otras cuentas de Gmail a través de tu cuenta principal de Gmail.

    • Accede a tu configuración de Gmail y ve a la pestaña Cuenta e Importación.
    • A través de Comprobar el correo de otras cuentas (utilizando POP3) puedes añadir otras cuentas de Gmail para comprobar y desde el campo Enviar mensaje como puedes establecer cómo administrar las cuentas cuando envíes un nuevo correo electrónico.

    Con esta función ya no tendrá que acceder a las diferentes cuentas que tiene para enviar y leer nuevos correos electrónicos, sino que podrá gestionar todo su flujo de trabajo a través de una sola cuenta.

    10. Haga el mejor uso de los filtros

    ¿Quiere que los correos electrónicos recibidos de una dirección en particular vayan directamente a la papelera de reciclaje? ¿O quiere etiquetar un correo electrónico si se menciona un tema de su interés? Esto es lo que los filtros hacen por ti.

    • Accede a la configuración de Gmail y ve a la pestaña Filtros.
    • Al seleccionar Crear un nuevo filtro, aparecerá una ventana emergente desde la que podrás configurar cada uno de los detalles de tu filtro.

    11. Cambiar el aspecto de Gmail

    Si no te gusta el aspecto predeterminado de Gmail, simplemente puedes cambiarlo a través de la configuración.

    • Accede a la configuración de Gmail y ve a la pestaña «Temas».
    • En esta captura de pantalla encontrarás muchas veces que puedes aplicar a tu cuenta de Gmail.

    12. Archivar o eliminar un correo electrónico de las notificaciones de Android

    Si tienes un dispositivo Android, puedes archivar o eliminar fácilmente un correo electrónico directamente desde la barra de notificación. La opción que aparecerá en las notificaciones de Gmail se puede decidir por la configuración.

    • Accede a la configuración de la aplicación Gmail para Android.
    • En Configuración general hay una entrada llamada Acción predeterminada de Gmail donde puedes elegir si quieres que la opción Archivar o Eliminar aparezca en la notificación de un nuevo correo electrónico.

    13. Deshabilitar las notificaciones de móviles

    Si necesitas trabajar sin distracciones, puedes deshabilitar fácilmente las notificaciones de nuevos correos electrónicos.

    Desde el iPhone, abre la aplicación de Gmail y selecciona Ninguno bajo Notificaciones.

    ¿Qué opinas de las funciones de Gmail que aparecen en este artículo? Dínoslo a través de los comentarios.

    Ruben Castaño Gamahttps://digitaldesarrollos.com/
    Programador informático conocido por sus importantes contribuciones a los proyectos de software libre de Linux.

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